According To Me, The Series “Measure What Matters” by John Doerr

John Doerr เป็นนักลงทุนทางด้านเทคโนโลยีในตำนานคนหนึ่ง เขาเป็น partner ใน Sequoia Capital Venture Capital ที่ลงทุนในบริษัทชั้นนำตั้งแต่ยังเล็ก ไม่ว่าจะเป็น Google, Twitter, Amazon, Intuit etc.

OKR เหมือนเป็นเหล้าเก่าในขวดใหม่ที่ผสมผสาน Peter Drucker’s MBO (Management By Objectives), mainstream KPI มาจนถึงการนำไปใช้ใน INTEL ในยุค 90 มาถึงมือ John Doerr ก็นำไปแนะนำใช้ในบริษัท startup ทั้งหลายที่เขาเข้าลงทุน และที่เห็นผลชัดๆในกรณีของ Google ที่นำไปใช้อย่างสำเร็จ

ใจความสำคัญของ OKR คือ Objective และ Key Results

Objective คือ สิ่งที่จับต้องได้ เป็นรูปธรรม, เน้นการกระทำสิ่งที่จะทำให้ไปถึงจุดหมาย(ไกลๆ)ได้;

Key Results เป็นตัว benchmark วัดผลและเอาไว้ตรวจทานว่าเราจะไปถึง Objective ได้อย่างไร มันจะต้องเป็นการวัดที่จำเพาะ (specific) กำหนดด้วยเวลา (time-bound) และวัดได้ (measurable) และเป็นขั้นตอนที่เป็นเหตุเป็นผลกับการไปถึง Objective

ความได้ผลของ OKR มาจากหลัก (4 Superpowers)

1. Prioritise and focus
2. Align and connect for teamwork
3. Track progress. Periodic check-ins. Continuous reassessment.
4. Stretch for amazing results

ความสำคัญอื่นๆ ได้แก่ การที่มี alignment ทั้งองค์กร การพร้อมใจทำ action ไปในทิศทางเดียวกัน จะทำให้เกิดแรงที่มากกว่าการบวกกันธรรมดาๆ (more than the sum of its parts) เราอาจเคยได้ยินนิทานที่ว่าฝูงนกติดกับดักแห ต่างตัวต่างพยายามบินกันไปคนละทาง แต่ก็ยังติดอยู่ จนกระทั่งมีนกตัวหนึ่งที่เป็นผู้นำฝูง บอกให้ทุกตัวบินขึ้นในทางเดียวกัน แรงของทุกตัวที่ไปทางเดียวกันก็ทำให้ยกแหออกได้ (บางเรื่องอาจจะเป็นปลาแทน but you get the point)

การแยกการกำหนดเป้าหมายที่ดูห่างไกล เป็นการช่วยให้คนกล้าที่จะตั้ง โดยค่อย break down วิธีการไปให้ถึงตรงนั้นใน Key Results

การเขียนและประกาศให้ผู้อื่น ได้รับการพิสูจน์แล้วพิสูจน์อีกว่ามีผลทางจิตวิทยาทำให้คนที่เขียนหรือประกาศมีโอกาสที่จะ follow through ในสิ่งที่ประกาศไว้ (Quote: “92% said they would be more motivated to reach their goals if colleagues could see their progress”)

การเห็น OKR ของบริษัทจากผู้บริหารทำให้ Goal สามารถมาจาก Top Down ได้ด้วยเพราะพนักงานมีความเข้าใจ และสามารถเสนอการทำสิ่งใหม่ๆที่จะทำให้ company OKR เป็นจริง

OKR ที่ดีมักจะตั้งเพื่อให้ได้ 10x improvement และคาดหวังราว 60–70% ที่จะไปถึงตรงนั้น

ต่างจาก KPI ยังไง?

ถ้าว่ากันแบบง่ายๆ Key Results ก็มองว่าเป็น KPI อย่างที่ใช้กันอยู่ได้ ความต่างอื่นมาจากการที่มี Objective มาครอบ และการมองเห็น OKR ของแต่ละคนทั้งองค์กร ทำให้เกิด alignment ที่ดี อีกทั้ง OKR มักจะตั้งให้ไกล แบบไม่ต้องคิดกลัวไปไม่ถึง เพื่อให้ไม่ยึดติดกับ KPI ตัวเล็กตัวน้อย ที่มักเป็นการวัดผลในระยะสั้น OKR เหมาะกับองค์กรที่ต้องการโต 10x หรือมีการเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่ได้อยู่เสมอ หรือเพิ่มความ agile (เพราะ KPI ที่ใช้กัน มักจะกำหนดเป็นรอบปี หรือสองครั้งต่อปี เพราะผูกกับค่าตอบแทนและโบนัส)

ทีนี้จะกล่าวถึงรายละเอียดในแต่ละ superpower ของ OKR

Prioritise and Focus

OKR ที่ดีต้องมีโฟกัส เริ่มจากการถามตัวเราเองว่า อะไรที่สำคัญในหกเดือน หนึ่งปี ข้างหน้า โดยเลือกมาเพียงไม่กี่อย่าง ที่สอดคล้องกับ Objective ของบริษัท OKR ที่ดีควรจะบ่งบอกหรืออธิบายได้ว่าต้องการทำอะไร (what) และทำไม (why)

Alignment

เมื่อพนักงานทุกคนทำทุกอย่างที่ไปในทิศทางเดียวกับวิสัยทัศน์ของบริษัท ผลรวมมักจะดีกว่าเป็นเท่าตัว แต่โดยทั่วไปทำได้ยาก พนักงานมักไม่ทราบหรือเข้าใจยุทธศาสตร์ของบริษัท และสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา OKR ที่ดีจึงต้องมีความโปร่งใส (transparent) เห็นได้จากทั้งบริษัท บางครั้ง Goal-setting จากพนักงานเอง (ตัวอย่างเช่น 20% free time ที่ใช้ที่ Google) ช่วยให้ alignment ไม่มากเกินไปจนทำให้พนักงานรู้สึกติดอยู่ในกรอบที่กำหนดด้วย OKR ที่ align กับ OKR ที่กำหนดโดยบริษัทอย่างเดียว

Track

เราสามารถติดตามผลของ OKR ได้ด้วยการเช็คอยู่เป็นระยะ (periodic check-ins) ให้เกรด (objective grading) และทบทวน (continuous re-assessment) ที่สำคัญ OKR ถูกปรับได้ตามสถานการณ์ที่อาจเปลี่ยนไป

OKR lifecycle เริ่มจากการเซ็ตอัพ (ซึ่งต้องอยู่ในลักษณะที่ทุกคนเห็นได้) เขียนเป็นลายลักษณ์อักษร ต่อจากนั้นต้องมีการ check-in เป็นระยะ การเขียนเป้าหมายและสิ่งที่ต้องกระทำลงเป็นตัวหนังสือเพิ่มความน่าจะเป็นที่มันจะเป็นจริงได้ การเช็คเป็นระยะๆยิ่งช่วยให้ความน่าจะเป็นนั้นเพิ่มขึ้นอีก ในแต่ละ check-in นั้น เราสามารถจะทำต่อไป หรือเปลี่ยน และทุกครั้ง(ไม่ว่าจะเปลี่ยนหรือไม่)สะท้อนกับตัวเองและทีมว่าเราได้เรียนรู้อะไรจากที่ผ่านมา เฟสสุดท้ายคือการให้คะแนน (objective scoring) เป็นเรื่องของการประเมินตัวเอง (self-assesment) การได้คะแนนต่ำเกินไป อาจหมายถึงต้องทบทวนว่า goal นั้นยังเหมาะสมหรือไม่ หรือต้องเปลี่ยนแปลงอะไรที่จะทำให้ดีขึ้นได้ ส่วนคะแนนเต็ม 100% ก็บ่งบอกว่า goal ที่ตั้งไว้อาจจะต่ำไป

Stretch

OKR สามารถกระตุ้นให้คนทำได้มากกว่าที่คิดว่าจะเป็นไปได้ การตั้ง goal ให้ไกลๆยากๆ (stretch goals) กระตุ้นให้คนออกจาก comfort zone ตัวอย่างที่ Google คือ ที่ Google จะมีการแบ่ง OKR เป็นสองกลุ่ม กลุ่มแรกคือ committed goals ที่ต้อง achieve ให้ได้ 100% เนื่องจากเกี่ยวข้องกับ product release หรือการจ้างงาน อีกกลุ่มเป็นเรื่องของ aspirational goals ที่มองภาพใหญ่กว่าและมีความเสี่ยงสูงที่จะไม่สำเร็จ (40% failure rate is expected) การมี goal ที่ไม่ต้องคาดหวังว่าจะต้องได้ 100% ทำให้เรากล้าเสี่ยงมากขึ้นเพราะจะสำเร็จแค่ 50%-60% ก็ไม่ได้เป็นความล้มเหลว ไม่มีอะไรต้องเป๊ะ ในขณะเดียวกันความเป็น stretch goal ทำให้เราไปมากกว่าที่ปกติทำ แล้วยังทำให้เรากระตือรือร้นอีกด้วย

Continuous Performance Management

อันนี้แถมจากเนื้อหาหลักของ OKR ในหนังสือ John Doerr บอกว่าแนวโน้มใหม่ของการบริหารจัดการผลงานพนักงานแบบใหม่คือการที่ทำการพูดคุยและประเมินอยู่ตลอดเวลา มากกว่าที่จะมีการกำหนดการประเมินผลงานประจำปีที่ใช้เวลามาก และขาด engagement ในระหว่างเวลานั้นๆ การมี feedback จากคนอื่นๆ ทีมอื่นๆ การพบปะพูดคุยเพื่อ check-in กับหัวหน้างาน รวมถึงการได้รับคำชมหรือ recognition จากผลการทำงานอยู่อย่างสม่ำเสมอทำให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมและต้องการที่จะอยู่กับบริษัทนานๆ

OKR เป็นการสร้างวัฒนธรรมองค์กรให้มีความรับผิดชอบต่อตนเอง (accountable) โปร่งใส (transparent) และเน้นการใช้วิสัยทัศน์ (vision-based) เป็นวัฒนธรรมที่เน้นการบอกผู้คนในองค์กรว่าควรทำอะไร แต่ไม่เหมือนการสร้างกฎที่บอกว่าต้องทำอะไร ทำให้ทุกคนมีบริบทอยู่เสมอ ไม่ต้องให้ใครมาคอยกำกับ

ไม่น่าจะจบได้ดี ถ้าไม่มีตัวอย่างสักหน่อย (สมมุติเป้าหมายหลักคือ ตอนสิ้นปี บางครั้งละไว้ในฐานที่เข้าใจ)

ตัวอย่างสำหรับ CEO (Note: there can be more than one Objectives)

Objective 1: Grow our business to show sustained profitability

Key Results:

1. Generate or have bookable 100M revenue for this fiscal year
2. Make recurring revenue 50M per year (from the above)
3. Launch 2 (scalable) products by end-of-year
4. Be able to close deals with 20 new customers by end-of-year

Objective 2: Strengthen the team

Key Results:

1. Find Tech Lead or Team Lead for dev
2. Increase head counts in dev team to 10
3. Roll out OKR program, knowledge sharing and biweekly activities
4. Find 3 more AI/ML engineers in critical area
5. Weekly training with Product Managers

ตัวอย่างสำหรับ Sales

Objective: Grow revenue with new customers

Key Results

1. สร้าง Qualified Lead ใหม่ให้ได้ 40 ราย ก่อนสิ้นปี (Comment: Note how it aligns with CEO’s objective above)
2. เพิ่ม Channel Partner จาก 2 เป็น 10
3. เพิ่ม ARR จาก new customers เป็น 40M (Comment: Note how it aligns with CEO’s objective above, maybe assuming, there is already ~8–10M ARR from existing customer.)

ตัวอย่างสำหรับ Product Manager

Objective: Launch product by end-of-year

Key Results

1. หา dedicated developer ประจำทีม 2 คน
2. Finalize features ที่จำเป็น (MVP) ต่อการ launch ภายในสิ้นเดือนสิงหาคม
3. Get 5 independent user feedback (both internal or external)

ตัวอย่างสำหรับ Application Developer

Objective: Improve user experience using our AI-as-a-serivce

Key Results

1. ทำเวลา onboarding process จาก 5 นาที ให้เหลือ 2 นาที
2. ทำ System Usability ให้ได้ score >= 80
3. Get feedback score of 4 out of 5 on average between now and end-of-year

ตัวอย่างสำหรับ Machine Learning Engineer

Objective: Improve user experience using my implementation of AI-as-a-service

Key Results

1. เพิ่ม accuracy ของโมเด็ลจาก 90% เป็น 99% ด้วยการวัดจาก test bench X
2. เพิ่ม speed of response จาก 10 วินาที เป็น 3 วินาที
3. ทำ API ให้มี complaint จาก error หรือ user ต้องถามมาเกี่ยวกับวิธีใช้ ในส่วนที่เกี่ยวกับโมเด็ลเท่านั้น ไม่เกิน 1 ครั้ง หลังจาก production release จนถึงสิ้นปี

ตัวอย่างสำหรับ Marketing

Objective: Make the company a reputable leader in AI

Key Results

1. Launch เว็บไซต์ใหม่ที่มีผู้เข้าชม 1,000 views per month ด้วย bounce rate < 50%
2. สร้าง content ที่ดึงดูด > 10 views ทุกๆสัปดาห์
3. Publish ใน 1 advertorial ก่อนสิ้นปี
4. ทำให้ลิงค์ของบริษัทขึ้นมาใน Google Search 5 อันดับแรก เมื่อค้นหา Keyword ที่เกี่ยวข้องโดยตรง หรือที่เป็นชื่อบริษัท ชื่อ product
5. จัด 1 public event

ตัวอย่างสำหรับ HR

Objective: สร้างทีม สร้างวัฒนธรรมองค์กร สร้างความสุข

Key Results

1. Turn over rate < 10%
2. Employee job satisfaction 4 out of 5
3. หา Recruiter เพิ่ม 2 เจ้าที่ specialize ด้าน IT
4. หา Job board หรือช่องทางที่จะได้ software developer ที่ดีได้ 2 ช่องทาง
5. หา Dev เพิ่มให้ได้ครบ 10 คน (Comment: Note how number 3,4,5 align with CEO goals above)